ZARZĄDZENIE NR 11/2008

WÓJTA GMINY TRZCINICA

z dnia 11 lutego 2008 r.

w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Trzcinica

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r., Nr 142 poz. 1591 oraz z 2002r., Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558 i Nr 113, poz. 984,Nr 153, poz.1271, i Nr 214 , poz. 1806 , ,z 2003 r. Nr 80, poz.717 i Nr 162 , poz. 1568 , z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 , Nr 116 , poz. 1203 i Nr 167, poz. 1759 , z 2005r. Nr 172 , poz. 1441 i Nr 175 , poz. 1457 , z 2006r. Nr 17 , poz. 128 i Nr 181 , poz. 1337 oraz z 2007r. Nr 48 , poz. 327, Nr 138 , poz. 974 i Nr 173 , poz. 1218) nadaję:

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY TRZCINICA

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Trzcinica zwany dalej „Regulaminem”, określa :

1. zakres działania i zadania Urzędu Gminy zwanego dalej „Urzędem”,

2. strukturę organizacyjną Urzędu,

3. zasady funkcjonowania Urzędu,

4. zakres działania kierownictwa Urzędu oraz referatów i samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o :

1. Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Trzcinica,

2. Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Trzcinica,

3. Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Trzcinica, Sekretarza Gminy Trzcinica, Skarbnika Gminy Trzcinica oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzcinicy.

§ 3

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Trzcinica.

2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Trzcinica .

§ 4

1. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach:

- poniedziałek - od godz. 800 do 1600

- wtorek – piątek - od godz. 700 do 1500

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy.

ROZDZIAŁ II

Zakres działania i zadania urzędu

§ 5

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady, jej komisji, Wójta i innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań spoczywających na Gminie :

   1. zadań własnych,

   2. zadań zleconych,

   3. zadań wykonywanych na podstawie porozumień z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)

   4. zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego, zadań publicznych powierzonych w gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 6

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy :

   1. przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień, i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

   2. wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznie wchodzących w zakres zadań gminy.

   3. przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organu Gminy,

   4. realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

   5. zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Sesji Rady, posiedzeń jej Komisji oraz innych organów Gminy,

   6. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

   7. wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności :

      1. przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

      2. prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

      3. przechowywanie akt,

      4. przekazywanie akt do archiwum.

   8. realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy,

   9. zapewnienie możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.

ROZDZIAŁ III

Struktura organizacyjna urzędu

§ 7

1. W urzędzie tworzy się następujące komórki organizacyjne :

1) referaty :

a) Referat Finansowy (RF),

b) Referat Gospodarki Komunalnej , Mieszkaniowej , Nieruchomości,Rolnictwa,

BHP , Ochrony Środowiska i Planowania Przestrzennego (RGK),

2) samodzielne stanowiska:

a) Stanowisko d/s obsługi rady gminy i jej organów oraz archiwum (ORG)

b) Stanowisko d/s wojskowych , obrony cywilnej , zarządzania

kryzysowego oraz kasjera, (WOC),

c) Stanowisko d/s działalności gospodarczej,zdrowia ,kultury,sportu (DKS),

d) Stanowisko d/s oświaty gminnej , kultury , promocji , funduszy

pomocowych i współpracy zagranicznej (OGZ),

e) Stanowisko informatyk (INF).

2. W urzędzie funkcjonuje Urząd Stanu Cywilnego, (USC) ,dla ewidencji ludności (SO).

3. W urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Wójt Gminy Trzcinica,

2) Zastępca Wójta Gminy Trzcinica,

3) Sekretarz Gminy Trzcinica ,

4) Skarbnik Gminy Trzcinica - jednocześnie Kierownik Referatu Finansowego,

5) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

4. Szczegółowy wykaz stanowisk pracy w Urzędzie obrazuje schemat organizacyjny

stanowiący załącznik Nr 1 do regulaminu

§ 8

1. Na czele referatów stoją kierownicy.

2. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.

3. Podział Referatów na stanowiska pracy dokonuje Wójt .

4. Szczegółowy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach ustala Wójt na wniosek sekretarza gminy w uzgodnieniu z kierownikami referatów.

ROZDZIAŁ IV

Zasady funkcjonowania Urzędu.

§ 9

Urząd działa w oparciu o następujące zasady :

1. praworządności,

2. służebności wobec społeczności lokalnej,

3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4. jednoosobowego kierownictwa,

5. planowania pracy,

6. kontroli wewnętrznej,

7. podziału zadań między kierownictwo Urzędu , samodzielne stanowiska pracy i poszczególne referaty oraz wzajemnego współdziałania.

§ 10

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 11

Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

§ 12

1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

3. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.

4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

5. Zasady podpisywania pism przez Wójta , kierowników Referatów i samodzielne stanowiska określa załącznik nr 2 do regulaminu.

§ 13

1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 14

1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi pracownikami i komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

ROZDZIAŁ V

Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy

§ 15

Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności :

1. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2. prowadzenie bieżących spraw Gminy

3. podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wyszczególnionych w załączniku nr 2,

5. zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

6. okresowe zwoływanie – nie rzadziej jednak, niż raz na pół roku – narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania współdziałania i realizacji zadań,

7. organizowanie – nie rzadziej niż raz na pół roku – narad z kierownikami referatów w celu omawiania prawidłowej realizacji zadań przez referaty,

8. koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

9. rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności dotyczących podziału zadań,

10. udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

11. upoważnianie do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

12. przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, kierowników jednostek organizacyjnych,

13. ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,

14. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla wójta przez przepisy prawa
    i Regulamin oraz uchwały Rady,

15. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy,

16. ustalanie regulaminu pracy Urzędu.

§ 16

1. Zastępca Wójta podejmuje czynności Kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.

2. Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

§ 17

Do zadań Sekretarza Gminy, należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności :

1. nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,

2. opracowywanie projektów zmian Regulaminu,

3. opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,

4. opracowywanie zakresów czynności na stanowiska pracy,

5. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

6. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

7. nadzorowanie przestrzegania zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli,

8. nadzorowanie przygotowania projektów uchwał,

9. zapewnienie publikacji aktów prawa miejscowego,

10. załatwianie wszystkich spraw dotyczących ochrony informacji niejawnych – pełnomocnik Wójta do tych spraw,

11. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy – sporządzanie testamentów,

12. wykonywanie innych zadań na polecenie Wójta,

13. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych,

14. prowadzenie spraw dot. spisu powszechnego ludności ,mieszkań.

15. prowadzenie BIP-u,

16. prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń,

17. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy.

§ 18

Skarbnik Gminy jest zarazem Kierownikiem Referatu Finansowego.

Do zadań Skarbnika w szczególności należy:

1. kierowanie pracą Referatu Finansowego,

2. opracowywanie projektu budżetu gminy,

3. kontrasygnowanie dokumentów, stanowiących podstawę wydatkowania środków finansowych gminy oraz innych świadczeń majątkowych,

4. organizowanie i realizacja gospodarki finansowej gminy,

5. opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu,

6. dokonywanie okresowych analiz budżetu oraz bieżące informowanie Wójta o jego realizacji,

7. kontrolowanie gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych gminy,

8. prowadzenie księgowości i ewidencji majątku gminy,

9. organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentacji niezbędnej dla rachunkowości,

10. opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej gminy,

11. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,

12. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań

wynikających z poleceń lub upoważnienia Wójta.

ROZDZIAŁ VI

Zadania referatów i samodzielnych stanowisk pracy

§ 19

Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności::

1. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających
   z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2. pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym w wykonywaniu ich zadań,

3. przygotowywanie projektów uchwał z zakresu właściwości danego referatu,

4. współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

5) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji zadań,

6. przechowywanie akt oraz stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego

wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej,

7) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,

8. prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany referat podań kierowanych od

obywateli do innych organów,

9) usprawnienie własnej organizacji, metod i form pracy,

10) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta,

11) realizowanie zadań zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych i ustawą

o ochronie danych osobowych.

§ 20

Do zadań Referatu Finansowego w szczególności należy :

1. Prowadzenie spraw z zakresu księgowości , a w szczególności:

1. przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,

2. prowadzenie analiz dochodów i wydatków,

3) prowadzenie obsługi kasowej i finansowo–księgowej budżetu gminy i Urzędu Gminy,

4) dokonywanie wymiaru i poboru podatków.

5) prowadzenie księgowości podatkowej i budżetowej,

6) przygotowywanie projektów uchwał budżetowych,

7) prowadzenie ksiąg rachunkowych ,

8) rozliczanie inwentaryzacji,

9) prowadzenie ewidencji składników mienia gminnego,

10) przygotowywanie sprawozdań finansowych,

11) opracowywanie prognoz finansowych dla gminy,

12. sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek

organizacyjnych,

13) dbanie o prawidłowe egzekwowanie należności gminy,

14) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

15) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

16) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej gminnych funduszy celowych ,

17) potwierdzanie stanu majątkowego mieszkańcom gminy,

18. organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentów dotyczących

rachunkowości,

19. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową ,Urzędem Skarbowym , ZUS-em ,

bankiem wykonującym obsługę kasową i bankami finansującymi.

2.Prowadzenie spraw związanych z wymiarem podatków i opłat lokalnych , podatku rolnego , leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:

1. prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

2. dokonywanie wymiaru i poboru podatków,

3. gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

4. przygotowywanie danych do projektów aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

5) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń

pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

6) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

7) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat.

§ 21

Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej ,Nieruchomości ,Rolnictwa , BHP , Ochrony Środowiska i Planowania Przestrzennego w szczególności należy ;

1. opracowywanie założeń do planów zagospodarowania przestrzennego oraz nadzór nad ich realizacją,

2. przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,

3. prowadzenie aktualizacji tych planów,

4. przygotowanie i koordynowanie wykonawstwa wszelkich inwestycji i remontów oraz zapewnienie prawidłowego przebiegu w tym zakresie,

5. prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa , leśnictwa , łowiectwa , ochrony zwierzyny łownej, produkcji roślinnej i zwierzęcej,ochroną zwierząt i zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych ,

6. prowadzenie spraw dot. ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:

- przeznaczania gruntów na cele nierolnicze i nieleśne,

• wyłączania gruntów z produkcji rolnej,

- zalesiania i zadrzewiania,

- rolniczego wykorzystania gruntów,

- rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych oraz użyźniania innych gruntów,

7. prowadzenie spraw dot. nasiennictwa,gospodarki wodnej , ochrony powietrza atmosferycznego ,

8. prowadzenie spraw z zakresu ochrony i kształtowania środowiska w tym :

- spraw z zakresu ochrony środowiska przed odpadami,

- spraw z zakresu utrzymania porządku i czystości,

- spraw dot. wydawania zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

9. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki odpadami , zaopatrzenia mieszkańców w wodę,dbałość o hydrofornie oraz sieć wodociągową , kanalizacyjną,oczyszczalnię ścieków ,

10. rozliczania i księgowanie należności za pobór wody, zrzut ścieków i składanie śmieci , wystawianie faktur i wezwań do zapłaty,

11. prowadzenie spraw dot. gospodarki komunalnej i mieszkaniowej:

• administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie lokalami mieszkalnymi
  i użytkowymi będącymi w zasobach komunalnych oraz nieruchomościami zabudowanymi ,w tym prowadzenia remontów , napraw ,konserwacji, przeglądów technicznych,

• egzekucje w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej,

• przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych ,

• zamiany lokali,

- zarządu nieruchomościami wspólnymi ,

- przejmowania zakładowych budynków mieszkalnych ,

- tworzenia i utrzymywania terenów zielonych ,

• stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,

• stawek opłat za wodę i ścieki,

12. prowadzenie spraw związanych z opłatami czynszów i opłat za lokale mieszkalne i użytkowe,

13. prowadzenie spraw dotyczących ochrony zabytków, cmentarzy, w tym cmentarzy wojennych oraz chowania zmarłych i miejsc pamięci narodowej,

14. prowadzenie i utrzymanie magazynu obrony cywilnej,

15. współpraca z gminną spółką wodną i służbą weterynaryjną,

16. wydawanie zezwoleń na trzymanie psów ras uznanych za agresywne,

17. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu ,

18. gospodarowanie mieniem komunalnym,

19. ustalanie wartości gruntów i opłat za korzystanie z nich,

20. prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracja nieruchomości,

21. prowadzenie spraw związanych z rozgraniczaniem i podziałem nieruchomości ,

22. koordynowanie prac i przygotowywanie wniosków o pozyskanie środków pomocowych na remonty ,modernizacje i inwestycje kubaturowe i liniowe (obiekty,budynki , drogi, chodniki , sieci wodociągowe, kanalizacyjne , gazowe itp.) z Unii Europejskiej, funduszy strukturalnych , itp. oraz z innych urzędów i instytucji,

23. prowadzenie spraw dotyczących obowiązków gminy wynikających z ustawy – Prawo Energetyczne,

24. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przyrody,

25. nadzór nad oświetleniem ulicznym i drogowym,

26. realizacja ustawy o gospodarce nieruchomościami,

27. załatwianie spraw wynikających z ustawy o przekształcaniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności osób fizycznych,

28. przygotowywanie komisyjnych odbiorów robót- remontów i inwestycji oraz pełnej dokumentacji finansowej do przekazania księgowości celem dokonania zapłaty,

29) prowadzenie ewidencji budynków i innych nieruchomości stanowiących własność

gminy,

30) wydawanie zezwoleń na wycinkę drzew i krzewów,

31) prowadzenie spraw związanych z budową, modernizacją, remontami, utrzymaniem
i o oraz oznakowaniem dróg i ulic gminnych ,

32) koordynacja i obsługa w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych,

33) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki wodnej , współpraca z Gminną Spółką

Wodną,

34) sprawy wynikające z ustawy o drogach publicznych, prawa o ruchu drogowym,

35) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi, przygotowywanie ma materiałów i przeprowadzanie przetargów,

36) wykonywanie zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,

37) prowadzenie nadzoru nad pracami wykonywanymi przez konserwatorów

wodociągów, oczyszczalni ścieków, robotników gospodarczych-,palaczy c.o. , osób zatrudnionych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych i prac społecznie użytecznych,

38) przygotowywanie materiałów związanych z przeprowadzeniem spisu rolnego,

39) prowadzenie spraw dotyczących planu rozwoju gospodarczego gminy, planu rozwoju

lokalnego i planów odnowy sołectw lub miejscowości,

40) administrowanie ,gospodarowanie i zarządzanie siecią wodociągową i kanalizacyjną , w ty tym:naliczanie opłat, usuwania samowoli, wykonywanie konserwacji, napraw ,usuwania low awarii , instalowania urządzeń pomiarowych.

§ 22

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego w szczególności należy:

1) rejestracja urodzeń , małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób ,

2) przyjmowanie wniosków o wydanie dokumentu tożsamości oraz kompletowanie archiwum dotyczącego w/w dokumentów,

3) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie oraz przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

4) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności,

5) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu ewidencji ludności,

6) wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z Ustawy prawo o aktach stanu cywilnego, Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz konkordatu,

7) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

8) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,

9) prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń,

10) współdziałanie z policją , stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi,

11) załatwianie spraw związanych z zawarciem małżeństwa konkordatowego,

12) udzielanie i sporządzanie aktu małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC,

13) załatwianie spraw dot. zmiany nazwiska i imienia ,

14) sporządzanie i wydawanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

15) prostowanie oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego,

16) uzupełnianie aktów stanu cywilnego,

17) wykonywanie innych spraw , które normuje ustawa Prawo o aktach stanu

cywilnego oraz ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych,

18. sporządzanie i kompletowanie wniosków o ordery,odznaczenia państwowe,

odznaki resortowe i regionalne,

19) wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji oraz

inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Gminy Trzcinica,

§ 23

Do zadań samodzielnego stanowiska do spraw działalności gospodarczej , zdrowia, kultury i sportu w szczególności należy:

1. przyjmowanie , wysyłanie korespondencji w systemie tradycyjnym i elektronicznym,

2. prowadzenie ewidencji korespondencji w formie tradycyjnej i elektronicznej,

3. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości

i przeciwdziałaniu alkoholizmowi i narkomanii,

4. prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

5. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe

i kancelaryjne,

6. prowadzenie spraw związanych z z działalnością gospodarczą,

7. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych oraz naliczanie opłat z tym związanych ,

8. prowadzenie spraw z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej i zdrowia,

9. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,

10. prowadzenie spraw związanych z kulturą i sztuką, kulturą fizyczną, w tym sportu i wypoczynku,

11. prowadzenie spraw z zakresu ustawy o pożytku publicznym ,współpraca z organizacjami pozarządowymi

12. prowadzenie spraw związanych z ustawą o drogach publicznych, prawo o ruchu drogowym, prawo przewozowe, wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg gminnych.

13. wydawanie koncesji na transport samochodowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie.

§ 24

Do zadań samodzielnego stanowiska do spraw obsługi rady gminy i jej organów oraz archiwum w szczególności należy:

1. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy , jej komisji, wójta oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2. przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,

3. protokołowanie sesji,posiedzeń,spotkań Rady Gminy,wójt,sołtysów i rad sołeckich,

4. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, posiedzeń , spotkań Rady , jej komisji , wójta oraz sołtysów i rad sołeckich,

5. protokołowanie sesji , posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji, wójta , sołtysów u rad sołeckich,

6. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady,

7. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,

8. prowadzenie rejestru wniosków , zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

sołtysów

9. prowadzenie spraw związanych z wyborami powszechnymi , referendum,

10) prowadzenie archiwum zakładowego,

11) prowadzenie spraw dotyczących ochotniczych straży pożarnych

12) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z samorządami wsi, sołtysami.

§ 25

Do zadań samodzielnego stanowiska do spraw wojskowych , obrony cywilnej , zarządzania kryzysowego oraz kasjera w szczególności należy:

1) prowadzenie spraw wojskowych,współdziałanie z organami wojskowymi,

zakwaterowania sił zbrojnych,

2) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem poboru,

3) prowadzenie spraw związanych z rejestracją przedpoborowych,

4) tworzenia formacji obrony cywilnej,

5) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony cywilnej,

6) nakładanie świadczeń na rzecz obrony cywilnej,

7) przygotowania ludności imienia komunalnego na wypadek wojny i klęsk

żywiołowych,

8) prowadzenie spraw dot. obrony cywilnej i innych spraw obronnych określonych odrębnymi przepisami w tym m.inn.:, działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz wykrywania skażeń, organizowania i prowadzenia rozśrodkowania ludności, przygotowanie do działania formacji obrony cywilnej,

9)koordynacja i realizacji przedsięwzięć z udziałem sił i środków obrony cywilnej w akcjach zapobiegania i likwidacji klęsk żywiołowych,

10) prowadzenie dokumentacji oraz koordynacja zadań związanych ze Stałym

Dyżurem na potrzeby Wójta,

11) prowadzenie spraw dot. zarządzania kryzysowego,

12) pełnienie funkcji kierownika kancelarii tajnej,

13) prowadzenie obsługi kasowej, dzienne uzgadniania środków pieniężnych

w kasie, uzgadnianie wpływów z księgowością podatkową,

14) sporządzanie raportów kasowych ,

15) wypłata wszelkich rachunków i płac.

§ 26

Do zadań samodzielnego stanowiska do spraw oświaty gminnej ,kultury, promocji, funduszy pomocowych i współpracy zagranicznej w szczególności należy:

1. prowadzenie spraw dotyczących oświaty wynikających głównie z ustaw:

a) o systemie oświaty i o systemie informacji oświatowej, przygotowywanie projektów uchwał dot. reorganizacji oświaty ,plany sieci szkół, obwodów szkolnych , aktów założycielskich , statutów szkół , sprawozdań dot. oświaty, projektów organizacyjnych szkół i placówek , itp.

b) Karta Nauczyciela – opracowywanie projektów regulaminów wynagradzania, premiowania, planu dofinansowania doskonalenia zawodowego, itp.

oraz innych ustaw dot. oświaty a także rozporządzeń wydanych na podstawie ustaw w zakresie spraw dot. oświaty gminnej,

to jest w szczególności:

a) załatwianie spraw związanych z pomocą materialną dla uczniów,

b) prowadzenie spraw dot. dofinansowania pracodawcom kosztów

kształcenia przygotowania zawodowego,

c) współdziałanie z dyrektorami zespołów szkół, związkami

zawodowymi,Kuratorium Oświaty w Poznaniu i KO w Poznaniu -

Wydziałem Nadzoru Pedagogicznego w Kaliszu,

2. prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania środków funduszy pomocowych z Unii Europejskiej , przygotowywanie wniosków , realizacji oraz rozliczanie otrzymanych funduszy z wyłączeniem funduszy na remonty, modernizacje i inwestycje kubaturowe i liniowe , realizowane w ramach Referatu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej,Nieruchomości , Rolnictwa , BHP Ochrony Środowiska i Planowania Przestrzennego ,

3. inicjowanie zadań z zakresu kultury , promocji i sportu,

4. prowadzenie spraw związanych z wypoczynkiem dzieci i młodzieży oraz

funkcjonowaniem świetlic środowiskowych,

5) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z mediami prasa, radio , telewizja oraz

współpracy z zagranicą i integracji z Unią Europejską.

§ 27

Do zadań samodzielnego stanowiska - informatyk - w szczególności należy:

1) sprawowanie obsługi informatycznej w tut. Urzędzie Gminy,

2) inwentaryzacja zasobów informatycznych i sprzętu komputerowego,

3) zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych ,

4) monitorowanie stanu bezpieczeństwa zbiorów informatycznych w Urzędzie

5) konserwacja sprzętu komputerowego,

6) aktualizacja i wdrażanie oprogramowania,

7) prowadzenie profilaktyki antywirusowej,

8. wykonywanie zadań z-cy administratora bezpieczeństwa informacji oraz

administratora systemu teleinformatycznego w Urzędzie Gminy Trzcinica,

9) realizacja zadań wynikających z ustaw i rozporządzeń do ustaw:

- z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym,

- z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne oraz innych ustaw i rozporządzeń dot. informatyzacji,

10) tworzenie i przechowywanie kopii bazy danych,

11) przeglądanie stron internetowych dot. pozyskiwania funduszy pomocowych,

12) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej programów

komputerowych, sprzętu komputerowego, zakupy sprzętu komputerowego, utylizacja sprzętu nie nadającego się do dalszego użytku,

13) wdrażanie programu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów,

podpisu elektronicznego , itp.

ROZDZIAŁ VII

Postanowienia końcowe.

§ 28

Załączniki Nr 1 – 3 do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część.

§ 29

Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.

§ 30

Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu , traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Trzcinicy uchwalony przez Radę Gminy Trzcinica w dniu 29 sierpnia 2001r. uchwałą Nr XXVII/178/2001.

Wójt Gminy Trzcinica

(-) mgr Grzegorz Hadzik

Załącznik nr 1

Załącznik Nr 2

Zasady podpisywania pism

§ 1

Wójt podpisuje :

1. zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,

2. pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,

4. odpowiedzi na skargi i wnioski.

5. decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6. decyzje z zakresu administracji publicznej podejmowane przez Wójta,

7. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

8. pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,

9. pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,

10. odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

11. pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,

12. inne pisma, jeżeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.

§ 2

Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

§ 3

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie swoich zadań.

§ 4

Kierownicy Referatów oraz samodzielne stanowiska podpisują :

1. pisma związane z zakresem działania Referatów oraz samodzielnych stanowisk , nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

2. decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach , do załatwienia których zostali upoważnieni przez Wójta,

3. pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatów.

§ 5

W razie nieobecności Wójta Gminy pisma zastrzeżone dla Wójta podpisuje jego zastępca.

 

Załącznik Nr 3

KONTROLA WEWNĘTRZNA

§ 1

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:

1) legalności,

2) gospodarności,

3) rzetelności,

4) celowości,

5) terminowości,

6) Skuteczności.

§ 2

Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 3

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

1. Kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub poszczególnych stanowisk,

2. Problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienia z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,

3. Wstępne – obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,

4. Bieżące – obejmujące czynności w toku,

5. Sprawdzające (następne) – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontroli komórki organizacyjnej lub stanowiska.

§ 4

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.

2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 5

Kontroli dokonują:

1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta – w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk (w tym stanowisk samodzielnych),

2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.

§ 6

1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.

2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:

1) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,

2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),

3) daty zakończenia i rozpoczęcia czynności kontrolnych,

4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,

5) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby

zajmującej kontrolowane stanowisko,

6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wyniki kontroli

wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów

potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,

7) datę i miejsce podpisania protokołu,

1. podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,

2. wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

1. O sposobie wykorzystania wniosków i decyzji pokontrolnych decyduje Wójt.

§ 7

W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są zobowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.

§ 8

Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują: Wójt, kierownik kontrolowanej jednostki i Sekretarz, a w przypadku kontroli gospodarki finansowej również Skarbnik.

§ 9

1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.

2. Wójt może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.