Zarządzenie Nr   9/2011

Kierownika Urzędu Gminy- Wójta Gminy  Trzcinica

z dnia 4 kwietnia  2011r.

 

w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy  Trzcinica.    

 

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r o samorządzie gminnym (Dz.U. .z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)  art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Z 2006r. . Nr. 97. poz. 673 ze zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)  zarządzam , co następuje:

 

§ 1

 

W celu usprawnienia i ujednolicenia pracy kancelaryjnej wprowadzam  do stosowania   załączniki    Nr 1, Nr 2 i Nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 2

 

Wskazuje się, dla Urzędu Gminy  Trzcinica , jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw – tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.

 

§ 3

 

Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt

kancelaryjny:

1. Przesyłki adresowane imienne - oddaje się bezpośrednio i niezwłocznie  adresatowi, który stwierdza po otwarciu czy jest to przesyłka służbowa,

2. Wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za

pokwitowaniem,

3. Oznaczone jedną z klauzul tajemnicy służbowej, do których należy stosować odrębne przepisy    o ochronie informacji niejawnych,

4. Oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naboru, konkursów,

5. Opatrzone dopiskiem „do rąk własnych”.

§ 4

 

Wprowadzam do użytku w Urzędzie Gminy  Trzcinica  następujące wzory formularzy:

       1. spis spraw – załącznik nr 1,

       2. spis zdawczo – odbiorczy akt – załącznik nr 2,

       3. opis teczki aktowej załącznik nr 3,

   4. wykaz spisów zdawczo – odbiorczych załącznik nr 4,

  5. karta udostępnienia akt załącznik nr 5,

  6. protokół zagubienia wypożyczonej dokumentacji z archiwum zakładowego załącznik nr 6  

  7. protokół z wycofania dokumentacji z archiwum zakładowego – załącznik nr 7,

  8. opis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie –

      załącznik nr 8,

  9. protokół dokumentacji niearchiwalnej – załącznik nr 9.

 

§ 5

 

Określam wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci do

podpisu stosowanych w  Urzędzie  Gminy  oraz p rzez  organy  samorządu  Gminy Trzcinica   stanowiącym załącznik nr 10.

 

§ 6

 

Określam zasady prowadzenia dokumentacji Rady Gminy  Trzcinica  stanowiące załącznik nr 11.

 

§ 7

 

1. Nadzór nad wykonaniem  zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

2. Wykonanie Zarządzenia powierzam kierownikom referatów Urzędu Gminy  Trzcinica oraz samodzielnym stanowiskom pracy.

 

§ 8

 

Traci  moc  zarządzenie  Nr 5/04  Wójta  Gminy  Trzcinica  z  dnia 25 października  2004r.

w  sprawie  organizacji  i  zakresu  działania  archiwum  zakładowego  oraz  zasad  i  trybu

postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy  Trzcinica.

 

§ 9

 

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

2. Przepisy zarządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i wpływającej

    do Urzędu Gminy  Trzcinica  od dnia 1 stycznia 2011r.

 

 

   Wójt Gminy Trzcinica

(-) mgr Grzegorz Hadzik